Jede Störung bedeutet hier bereits Verzug, Unzufriedenheit bei den Kunden und Stress unter Kollegen. Von zusätzlichen Kosten ganz zu schweigen. Dabei helfen beim Schadenmanagement längst externe Spezialisten mit vielen Services aus einer Hand.

Fuhrparkleiter stehen heute vor vielen Herausforderungen: Die Flotte wird immer größer. Gleichzeitig bleibt das Personal für die Fuhrparkverwaltung konstant. Reparaturen werden tendenziell teurer, auch die Prämien für Versicherungen steigen. Falls eine Flotte überhaupt versicherbar ist. Die Schadenabwicklung wird immer komplexer und oft ist Fachwissen notwendig, um spezielle Fragen zu beantworten.

Fehlende Struktur

Viele Kollegen sind vermehrt im Ausland unterwegs, was eine Schadensregulierung verkompliziert. Intern wiederum fehlt wegen der Komplexität eine professionelle Dokumentation der Schäden, die eher nebenbei reguliert werden. Von einer umfassenden Übersicht, gerade bei Kleinschäden, ganz zu schweigen. In der Folge lassen sich auch individuelle Schulungen nicht fundiert durchführen.

Für das Schadenmanagement im Unternehmen hat das negative Folgen: Der administrative Aufwand wächst erheblich. Verkompliziert sich die Regulierung, fallen plötzlich auch zusätzliche Kosten wegen Unproduktivität an – zum Beispiel wegen Lieferverzögerung oder Verdienstausfällen.

Die Regulierung des Schadens läuft nicht kostenoptimal. Wegen fehlender Daten wird keine angemessene Versicherungspolice gefunden oder Leistungen gehen verloren, weil Daten falsch eingereicht werden. Aber auch die Kollegen werden nicht optimal betreut: Gezielte Schulungen und Gespräche sind proaktiv nicht möglich. Bei Engpässen fehlen womöglich Fahrzeuge in der Flotte.

Professionelle Hilfe

Immer mehr Unternehmen setzen daher inzwischen auf professionelles Schadenmanagement von externen Dienstleistern, die technisch, rechtlich und betriebswirtschaftlich versiert sind. Viele bieten einen 24-Stunden-Service an, mit dem ein Zeitvorsprung erreicht werden kann. Aber sie optimieren auch in den Bereichen Kostenkontrolle, Qualitätssicherung und Verwaltungsaufwand.

Mit ihrer Hilfe werden alle Schäden nun konsequent dokumentiert. In der Folge lassen sich Kostentreiber schneller aufdecken und es kann sicher geplant werden. So ist zum Beispiel schon die Auswahl der geeigneten Fahrzeuge und Dienstleistungen von großer Tragweite: Wie werden sie täglich genutzt? Eher auf der Autobahn oder im Stadtverkehr? Wie muss die Bereifung aussehen und wie viel wird auf den Strecken verbraucht?

Kostentreibern auf der Spur

Auch in Leasing- und Dienstleistungsverträgen steckt viel Potenzial, um Kosten zu optimieren. Was passiert zum Beispiel, wenn sich die betriebliche Situation ändert? Kollegen nutzen dann die Fahrzeuge mehr als geplant und die vereinbarte Laufleistung reicht nicht aus. Welche Inspektions- und Verschleißarbeiten sind eingeschlossen? Gibt es bei der Auswahl der Reifen eine Händlerbindung? Worauf muss man also besonders achten, wenn man neu verhandelt?

Nach dem Motto „Vorsicht ist besser als Nachsicht“ lässt sich durch geschicktes Riskmanagement schon im Vorfeld vermeiden, dass Schäden häufig passieren. Bei einer ganzheitlichen Analyse werden mehrere Punkte unter die Lupe genommen: Wo gibt es bisher Schadenschwerpunkte und warum? Wie genau werden welche Fahrzeuge wo eingesetzt? Welche Faktoren sind bei den Fahrern selbst zu beachten – von der Auswahl bis zur Schulung? Gibt es bestimmte gesetzliche Vorschriften, die eingehalten werden müssen, um Haftungsansprüche zu vermeiden?

Effizientes Schadenmanagement

Nach und während eines solchen Service aus einer Hand kann der Fuhrpark nur von Vorteilen profitieren: Die Bearbeitung der Schäden wird aus dem operativen Geschäft ausgelagert. Die Mobilität der Kollegen ist sichergestellt. Der Schaden wird immer optimal behoben, da sich die Spezialisten jetzt darum kümmern. Nicht zu unterschätzen sind sie auch bei der rechtlichen Absicherung und der Steuerung der Reparaturen. Übernimmt der Dienstleister die Vorfinanzierung der Schadenzahlungen, verbessert das die Liquidität des Unternehmens. Viele Versicherer prämieren auch, wenn das Handling der Schäden optimiert wird. Natürlich lassen sich durch Zeitersparnis auch die Personalkosten senken.

Umfassende Betreuung

In der Folge sind viele Mitarbeiter zufriedener. Ihre Fahrsicherheitstrainings können individueller auf sie und parallel auf die Firmenbedürfnisse ausgerichtet werden. Und sie sind dank eines effizient geführten Fuhrparks deutlich mobiler