In vielen Unternehmen werde diese Aufgabe „mal einfach so mit übernommen“, sei es von der Assistenz der Geschäftsführung oder durch die Personalabteilung. Dabei sei ein professionelles Fuhrparkmanagement, das sich übrigens möglicherweise schon ab einem Ein-Personen-Unternehmen lohne, überaus komplex.

Großer Kostenblock: Fuhrparkkosten

Fuhrparkkosten machen in vielen Unternehmen neben den Personalkosten den größten Kostenblock aus. Und neben der Finanzierung und Versicherung der Flotte fallen von der Beschaffung bis hin zur Entsorgung der Fahrzeuge immer wieder neue Herausforderungen für die Beteiligten an.

Doch Fuhrparkmanagement sei nur die eine Seite der Medaille, sagt der Flottenspezialist. Vielen Unternehmen mangele es schon an einem sinnvollen Reporting. „Wer weiß im Unternehmen, wann welches Fahrzeug zur Wartung muss?“, fragt Jens Könemann provokant und ergänzt eine weitere wichtige Frage: „Und welche Auswirkungen kann dies auf den Betriebsablauf haben?“

„Wer weiß im Unternehmen, wann welches Fahrzeug zur Wartung muss?“

Reporting schafft Transparenz

Ein gutes Reporting müsse die Flotten- und Fahrzeugstruktur sowie gleichzeitig die Unternehmensstruktur abbilden, sollte möglichst aktuell sein, sollte unterschiedliche Auswertungstools abbilden und müsse regelmäßig erstellt werden. Dem Reporting sollte zudem auf den ersten Blick zu entnehmen sein, an welchen Standorten es Auffälligkeiten gibt. So lassen sich Riskmanagement-Maßnahmen geziel­ter einsetzen.

Schäden ziehen weitere Kosten nach sich

Bei kleineren und mittleren Unternehmen macht sich kaum jemand Gedanken, wie hoch ein Schaden, wenn er denn entsteht, wirklich ist. „Hierzu gehören ja nicht nur die Abschlepp-, Reparatur-, Mietwagen- oder Rechtsanwaltskosten. Ganz zu schweigen von Aufwendungen fürs Gericht und für Gutachter.“

Auch die internen Unternehmenskosten sollten einkalkuliert werden, die durch die interne Schadenbearbeitung, die Arbeitszeitverluste, eventuelle Gehalts- und Lohnfortzahlungen und die daraus resultierenden höheren Beiträge für die Berufsgenossenschaft und steigende Selbstbeteiligung entstehen. „Die indirekten Kosten eines Pkw-Schadens belaufen sich nach unseren Schätzungen auf 1.650 Euro, bei einem Lkw kann sich die Summe sogar verdoppeln.“

Jedes Unternehmen, so Könemann, sollte deshalb gezieltes Risikomanagement einsetzen. Wenn man durch Riskmanagement-Maßnahmen zehn bis 15 Prozent der Schäden vermeiden kann, ist das – gerade bei Fuhrparks mit vielen Schäden – ein sehr wirksamer Hebel. „Manchmal sind das gar keine großen Sachen, sondern Ein- und Ausparken üben, der Fahrtrouten-Check, um neuralgische Unfallschwerpunkte zu meiden. In der Regel ist es menschliches Versagen, sei es durch Ablenkung, Selbstüberschätzung oder Falscheinschätzung der Situation.“

„Aufgrund der oben genannten Zusammenhänge müsste grundsätzlich die Unternehmensführung ein Interesse daran haben, die Fuhrparkkosten zu senken“, erläutert Jens Könemann von HDI-Gerling. „Allerdings ist das nicht immer einfach.  Gerade bei Fahrzeugen, die aufgrund ihrer Größe und ihres Hubraums über einiges Sozialprestige verfügen, stößt man da bei den Fahrern an Grenzen. Ein Fuhrparkleiter kann allein auf weiter Flur wenig ausrichten.“ Deshalb sei Risiko- und Fuhrparkmanagement auch eine Geschäftsleitungsaufgabe.

Risikomanagement und Fuhrparkmanagement greifen Hand in Hand

„Risikomanagement und Fuhrparkmanagement sollten immer Hand in Hand greifen“, sagt der Spezialist für Flotten und Versicherungen weiter aus. Unabhängig, ob man einen externen Dienstleister beauftragt oder das Management inhouse belasse, wichtig sei immer eine effiziente Vertragsverwaltung, da diese auch zu mehr Transparenz im Reporting beitrage. Den Controller wird es freuen.

Darüber hinaus zeichneten sich die Risikomaßnahmen durch Ganzheitlichkeit aus. „Ich will nicht abstreiten, dass Risikomanagement in vielen Unternehmen intuitiv mitgemacht wird“, wendet Könemann ein, aber in Zeiten schlanker Führungs- und Verwaltungsstrukturen, sollten diese Themen systematisch angegangen werden.

Von der Schadenanalyse des Fuhrparks, über die Erfassung und Auswertung aller Risikofaktoren, die einen Unfall entstehen lassen können, die Erarbeitung und Umsetzung von individuellen Schadenverhütungsmaßnahmen reicht also die Palette eines guten Risikomanagements. „Häufig“, so Könemann, „lohnt es sich das gesamte Thema nach außen zu geben. Denn hin und wieder macht erst externe Beratung Entscheidungen in Unternehmen möglich die zu einer Verbesserung im Risiko- und Fuhrpark-Management führen.“