Spediteure oder Fuhrparkleiter sind demnach verpflichtet sich regelmäßig davon zu überzeugen, dass ihre Fahrer über einen gültigen Führerschein verfügen.

Was passiert, wenn die Kontrollen unterlassen werden, lässt an Deutlichkeit keine Fragen offen: Laut Paragraf 21 Absatz 1 Nummer 2 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) können Freiheitsstrafen bis zu einem Jahr an den verhängt werden, wer als Halter eines Fahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen des Fahrzeugs nach Paragraf 44 StGB oder 25 StVG verboten ist. Hohe Geldstrafen sind bei Missachtung in jedem Fall fällig.

Mindestens zweimal im Jahr prüfen und auf der sicheren Seite sein

Aus diesem Grund raten Rechtsexperten, mindestens zweimal pro Jahr zu prüfen. Denn wer halbjährlich kontrolliert, kann zwar auch nicht ausschließen, dass ein Firmenwagennutzer den Führerschein für längere Zeit abgeben musste, ist rechtlich aber auf der sicheren Seite, meinen Experten. Die wichtigste Grundregel: Fahrer müssen das Dokument zwingend im Original vorlegen.

Kontrolliert der Fuhrparkleiter selbst, kann er zum Nachweis die Fahrerlaubnis kopieren – allerdings aus Datenschutzgründen nur dann, wenn der Mitarbeiter nichts dagegen hat. Andernfalls bleibt dem Flottenchef nichts anderes übrig, als das Ganze genau zu dokumentieren und gegenzeichnen zu lassen.

Ausgewählte Werkstätten nutzen

Unternehmen mit Poolfahrzeugen und wechselnden Nutzern sollten sicherstellen, dass Fahrer vor jeder Tour ihren Führerschein vorzeigen müssen. Auch das muss protokolliert werden. Bei sehr großen oder dezentral organisierten Flotten kann auch ein Vorgesetzter des Mitarbeiters vor Ort die Prüfung übernehmen, wobei der Flottenleiter das Ganze überwachen und ablegen beziehungsweise archivieren muss, um seiner Halterpflicht nachzukommen.

Einfacher und bedeutend eleganter ist es, wenn ein externer Dienstleister die Überprüfung der Dokumente übernimmt. Beispielsweise durch elektronische Lösungen von externen Werkstätten. Natürlich bieten nicht alle Werkstätten Fuhrparkservices an, doch es gibt sie, Werkstätten auf dem neuesten Stand, in denen die Mitarbeiter laufend geschult werden – auch in der Verwaltung von größeren Flotten. Zur weiteren Steigerung des Rundum-Services haben solche Werkstätten Angebote geschaffen, die Fuhrparkchefs die Arbeit einfacher und bequemer machen. Und dazu zählt die elektronische Führerscheinkontrolle mit einem automatisierten Prozess.